Kā pārvaldīt Outlook 2016 mapes

Vai jūs vēlaties tērēt mazāk laika meklēšanai un ritināšanai programmā Outlook un vairāk laika komponēšanai un atbildēšanai? Tad jums jāapgūst mapju un apakšmapju priekšrocības. Lasiet tālāk, lai sāktu darbu ar mapēm.

• Mapju pārvaldība
• Meklēt mapēs
• Mapju koplietošana un deleģēšana

Mapju pārvaldība

Pēc noklusējuma Outlook konts parādīs šādas mapes:

• Iesūtne - Iesūtne ir galvenā ienākošo ziņojumu atrašanās vieta.
• Melnraksti - Melnraksti ir pilnībā vai daļēji sastādīti, bet vēl nesūtīti ziņojumi. Sagatavotos ziņojumus pirms nosūtīšanas joprojām var atvērt un rediģēt.
• Nosūtītās ziņas - Katra nosūtītā ziņojuma kopija tiks saglabāta mapē Nosūtītie vienumi. Iesūtnes mapē tie nav redzami.
• Izdzēstie vienumi - Tā kā ziņa tiek izvēlēta dzēšanai, tā tiek pārvietota uz mapi Dzēstie vienumi. Šie ziņojumi tiks automātiski iztīrīti pēc 30 dienām, ja vien netiks mainīta saglabāšanas politika. Lietotāji var arī izvēlēties jebkurā laikā iztukšot mapes saturu.
• Nekārtība - Ziņojumi, kas tiek uzskatīti par zemu prioritāti, tiks novirzīti uz mapi Juceklis. Programma Outlook atpazīst, kuri ziņojumi tiek lasīti, un nelasītajiem ziņojumiem ir maza nozīme.
• Mēstule - Ziņojumi, kas, šķiet, izstaro nevēlamā pasta izskatu, tiks novirzīti uz šo mapi.
• Arhīvs - Arhivējot vecākus ziņojumus, tie no galvenā .pst faila tiek pārvietoti uz atsevišķu failu archive.pst.

Atkarībā no jūsu organizācijas, iespējams, redzēsit papildu mapes, kuras izveidojis administrators vai citi pakalpojumi, piemēram, Skype vai Yammer. Izprotot mapes, kuras vispirms tiek parādītas jums, jums jāzina, ka šīs mapes nevar izdzēst. Tomēr jūs varat izveidot savas mapes un arī tās izdzēst.

Kā izveidot mapi:

1. Kreisajā rūtī atrodiet vietu, kur vajadzētu dzīvot jaunajai mapei.
2. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atrašanās vietas.
3. Atlasiet Jauna mape .
4. Rezultātā ievadiet vārdu Nosaukums lodziņā.
5. Nospiediet Enter radīt.

Kā izdzēst mapi:

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz dzēšamās mapes.
2. Atlasiet Dzēst no komandu izvēlnes.
3. Atlasiet Jā apstiprināt.

Mapju izveide un dzēšana ir daļa no kopējām mapju pārvaldības opcijām, kas atrodamas, ar peles labo pogu noklikšķinot uz Outlook saskarnes kreisās rūts. Paturiet prātā, ka daudzas no noklusējuma mapēm ir pelēkotas. Šeit ir piedāvātās iespējas:

• Atvērt jaunā logā - Tas atver vēl vienu Outlook 2016 logu ar atvērtu atlasīto mapi.
• Jauna mape - Izveido mapi vai apakšmapi.
• Pārdēvēt mapi - Tas ļauj pārdēvēt jebkuru izveidoto mapi vai apakšmapi.
• Kopēt mapi - Tas kopē atlasīto mapi kā apakšmapi. Pēc tam uznirstošajā lodziņā Copy Folder varat izvēlēties mērķa mapi.
• Pārvietot mapi - Uznirstošajā lodziņā varat pārvietot mapi uz jebkuru esošu mapi.
• Dzēst mapi - Šī opcija pārvieto mapi un tās saturu uz mapi Dzēstie vienumi.
• Atzīmēt visu kā izlasītu - Visi mapē esošie ziņojumi un citi vienumi tiks atzīmēti kā izlasīti.
• Iztīrīt mapi - Dublēti vai lieki ziņojumi tiks automātiski pārvietoti uz mapi Dzēstie vienumi.
• Dzēst visus - Visi mapē esošie vienumi tiks izdzēsti. Ja izvēlēsities šo darbību ar mapi, kurā ir apakšmapes, tiks noņemtas arī apakšmapes.
• Rādīt izlasē - Izvēlieties pievienot šo mapi sadaļai Izlase, kas atrodas netālu no kreisā paneļa augšdaļas.
• Noņemt no izlases - Šī opcija tiek parādīta, ar peles labo pogu noklikšķinot uz sadaļas Izlase. Tas noņem mapi no izlases, bet to neizdzēš.
• Kārtot apakšmapes no A līdz Z - Visas mapes apakšmapes tiks norādītas alfabēta secībā.
• Pārvietot uz augšu / uz leju - Mapes un apakšmapes var pārvietot uz augšu vai uz leju sarakstā pa vienam ierakstam.
• Īpašības - Veicot šo darbību, tiek atvērta mapes rekvizītu izvēlne. Tiek parādīta virkne iestatījumu, piemēram, mapes politikas, atļauju izvēle un mapes lieluma skatīšana.

Windows 10 pārdēvē vairākus failus

Meklēt mapēs

Tiem, kuriem nepieciešama Outlook, lai saglabātu lielu ziņojumu apjomu, potenciāli var būt grūtības iegūt informāciju. Meklēšanas mapes mērķis ir likvidēt scenāriju “adata vienā siena kaudzē”. Tas parāda ziņojumus, kas atbilst lietotāja noteiktajiem meklēšanas kritērijiem. Nav svarīgi, vai ziņojumi tiek glabāti dažādās mapēs. Kamēr tie ir vienā un tajā pašā .pst failā, tie tiks atrasti.

Kā izveidot pielāgotu meklēšanas mapi:

1. Atlasiet Cilne Mape no lentes.
2. Atlasiet Jauna meklēšanas mape .
3. Atlasiet Izveidojiet pielāgotu meklēšanas mapi no saraksta Atlasiet meklēšanas mapi.
4. Klikšķis Izvēlieties .
5. Lodziņā nosaukums ievadiet mapes nosaukumu.

6. Klikšķis Kritēriji lai izvēlētos savas iespējas no šīm sadaļām:

   
   
   
   • Ziņojumi - Izvēlieties meklēt noteiktus vārdus no priekšmeta vai pamatteksta, konkrētiem kontaktiem vai adresātiem.
   • Vairāk iespēju - Tas piedāvā vairāk kritēriju, piemēram, norādot lasītus vai nelasītus vienumus, pielikumus un svarīguma līmeni.
   • Papildu - Tas dod lietotājam iespēju izveidot precīzi pielāgotus kritērijus, lai sašaurinātu rezultātu. Tas nodrošina kritēriju sarakstu un ļauj izvēlēties nosacījumus un vērtības.

7. Klikšķis Pārlūkot lai atlasītu konkrētu mapi, kas jāiekļauj meklēšanā.

8. Klikšķis Labi katrā dialoglodziņā, lai apstiprinātu jūsu izvēli.

Kā izveidot iepriekš noteiktu meklēšanas mapi:

1. Atlasiet Mape no lentes.
2. Izvēlieties Jauna meklēšanas mape .
3. Izvēlieties mapes veidu no Atlasiet meklēšanas mapi sarakstā.
4. Atlasiet Kritēriji saskaņā Pielāgot meklēšanas mapi sadaļā.
5. Atlasiet Labi lai saglabātu meklēšanas mapi.

labākā kameras lietotne klēpjdatoram Windows 10

Mapju koplietošana un deleģēšana

Jūsu Outlook mapes var būt arī vieta sadarbībai. Atkarībā no nepieciešamajiem uzdevumiem varat izvēlēties koplietot mapi vai deleģēt to. Deleģēt nozīmē atļaut kādam rīkoties jūsu vārdā, piemēram, atbildēt uz e-pastiem vai pārvaldīt jūsu mapēs esošos vienumus. Mapīšu koplietošana parasti tiek izmantota sadarbības veicināšanai.

Kā deleģēt mapi:

1. Klikšķiniet uz Fails .
2. Klikšķiniet uz Konta iestatījumi zem Konta informācija .
3. Klikšķiniet uz Deleģēt piekļuvi .
4. Klikšķiniet uz Pievienot .
5. Meklējiet un atlasiet personu.
6. Klikšķis Pievienot
7. Sadaļā atlasiet personas atļaujas līmeni Atļaujas lodziņā.
8. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz konta.

9. Atlasiet Mapju atļaujas .

   • Recenzents - Lietotāji var lasīt vienumus, bet nevar tos izdzēst.
   • Autors - Lietotāji var lasīt un izveidot vienumus.
   • Redaktors - Lietotāji var lasīt, izveidot un modificēt vienumus.

10. Noklikšķiniet uz personas vārda.

11. Atlasiet Atļauju līmenis .
12. Klikšķis Labi .

Kā noņemt delegātu:

1. Klikšķiniet uz Fails .
2. Klikšķiniet uz Konta informācija .
3. Klikšķiniet uz Deleģēt piekļuvi .
4. Atlasiet pašreizējā delegāta vārdu.
5. Klikšķis Noņemt .
6. Klikšķis Labi .

Kā koplietot mapi

1. Noklikšķiniet uz Mapes cilne lentē.
2. Klikšķiniet uz Mapes atļauja iekš Rekvizīti sadaļā
3. Noklikšķiniet uz Cilne Atļaujas iekš Iesūtnes rekvizīti lodziņā.
4. Klikšķis Pievienot lai pievienotu lietotāju.
5. Atrodiet personu adrešu sarakstā.
6. Klikšķis Pievienot
7. Klikšķis Labi .
8. Sarakstā Atļauju līmenis atlasiet opciju.
   • Īpašnieks - Mainiet atļauju līmeņus citiem, kam ir piekļuve. Izveidojiet, lasiet, modificējiet un izdzēsiet mapes saturu.
   • Publicēšanas redaktors - Visu īpašnieka izveidoto saturu var izlasīt un izdzēst. Var izveidot arī saturu un apakšmapes.
   • Redaktors - Visus vienumus var izveidot lasītus un modificētus.
   • Izdevēja autors - Vienumus var modificēt, izdzēst, izveidot un lasīt. Var izveidot arī apakšmapes.
   • Autors - Ļauj lietotājiem lasīt un izveidot īpašnieka izveidotos objektus.
   • Nerediģējošs autors - Īpašnieka izveidotos vienumus var izdzēst. Var izveidot un lasīt vienumus.
   • Recenzents - Var lasīt vienumus, bet nevar tos izdzēst.
   • Autors - Lietotāji var izveidot tikai vienumus.
9. Norādītajos laukos atlasiet konkrētu atļauju.
10. Klikšķis Piesakies .
11. Klikšķis Labi .

Kā pārtraukt mapes kopīgošanu:

1. Piekļūstiet Cilne Mape no lentes.
2. Atlasiet Mapes atļaujas .
3. Noklikšķiniet uz personas vārda.
4. Atlasiet Nav apturēt kopīgošanu.
5. Atlasiet Noņemt lai pārtrauktu kopīgošanu.

Iesaiņošana

Spēja efektīvi pārvaldīt mapes ļauj jums būt produktīvākam komunikācijā. Tas arī ļauj padarīt programmu Outlook gan personisku, gan ērtu. Vai jūs bieži koplietojat mapes ar kolēģiem? Kā jūs pārvaldāt savas mapes? Paziņojiet mums!

• Microsoft Office 101: palīdzība, instrukcijas un konsultācijas